あなたのチームの相性は、オフィス復帰を乗り越えられる？

リモートワークの急拡大からわずか6年後、組織では大規模に出社回帰（RTO）義務化が導入されています。2025年後半までに、Fortune 500企業の約54%が完全RTOへ移行し、平均的なハイブリッド勤務では、出社必須日数が週2.6日だった2023年から、2025年には3.8日へと増えました。この変化は、数千万人に及ぶ米国の労働者に影響を与えています。

生産性をめぐる議論やワークライフバランスの問題はひとまず置いておくとしても、RTOの主な影響は、仕事の大半が再び対面で行われる現実に合わせて、チーム文化を調整しなければならない点にあります。チームはここ数年、対面でも遠隔でも「相性のよさ」を築く方法を学んできました。今では、リモート環境でメンバーの足並みをそろえていた方針、境界線、定期的な確認が、雑談や仲良しグループといったオフィス特有の慣習に対抗しなければなりません。

あなたのチームの相性は、再び同じ部屋で働くというこの変化を乗り越えられるでしょうか？

「良い」チームの相性とは？

多くのチームは、「良い」相性とは、全員が常に仲良くすることだと考えています。しかし、それは現実的ではありません。目指すべきなのは、異なる強みや意見を持つ人々が、共通の目標に向けて協力できる文化です。チームメンバーが互いに意見をぶつけ合いながらも、敬意と前向きな姿勢を保ち、仕事を進めているときに、それが見て取れます。

相性の良いチームには、次の3つが備わっている傾向があります。

• 信頼を示す明確なサイン。メンバーは情報をオープンに共有し、言ったことをきちんと実行します。互いの善意を前提とし、個人攻撃にせずに意見の違いを表明できます。
• 予測可能な仕事の進め方。チームには、コミュニケーション、応答の速さ、集中時間、会議に関する明確な規範があります。ここでは物事がどのように進められるのかを皆が理解しているため、憶測や小さな不満が減ります。
• 異なるスタイルでも成功できる余地。 話すのが速い人にも、じっくり考える人にも発言の機会があります。構造を好む人も柔軟性を好む人も、良い仕事ができます。ペース、集中の仕方、コミュニケーションの違いが認識され、チームの習慣によって各スタイルが貢献しやすくなっています。

RTOは、この3つすべての相性のサインに負荷をかけがちです。なぜならオフィス、つまり実際には「その場にいること」が、リモートチームの成功を支えた、より静かで慎重な行動よりも、目立ちやすさ、自信、非公式な影響力を評価しやすいからです。 

全員が戻るとチームの相性が崩れる理由

RTOに伴う問題は、表面的には「態度の問題」に見えることがよくあります。たとえば、Covid関連の制限が緩和されつつあった2021年4月に実施されたTruityの出社回帰に関する調査では、内向的な人を含む一部のグループは、他の人々よりもオフィス復帰への不安を強く感じていることがわかりました。これは、多くの人が意欲の低下と誤解するかもしれません。実際には、人が最も力を発揮できる働き方と、新たな環境が求めるものとの間にある、より深い不一致を反映していることがよくあります。 

リモートワークの数年間、人々は個々の集中力と自律性を支える小さな習慣を築きました。また、ある程度までリモートワークは公平な競技場のようにも感じられました。画面上の全員の枠は同じ大きさであり、人の評価はカリスマ性よりも、成果や一貫性に左右されていたからです。RTOは、以下の理由から、そのような相性のあり方を崩します。

• 可視性と影響力が不均等になる。オフィスの力学は、声が大きい人やその場にいることが多い人を評価しがちです。より静かで内省的なチームメンバーは、仕事の質が変わっていなくても影響力を失うことがあります。
• コミュニケーションスタイルが衝突し始める。対面での会話は通常、速いペースで進み、話すのが速い人が議論を主導し、より慎重に考える人は発言を差し挟むのに苦労します。リモートで機能していた、ゆっくりとした非同期のコミュニケーションのリズム、つまりメール、文書による進捗共有、共有ドキュメントは、優先順位が下がりがちです。その結果、熟考や分析を通じて考える人のための余地が少なくなります。このバランスがなければ、議論は深い検討や十分に論理づけられた意思決定ではなく、表面的な考え方や早急な合意に偏る可能性があります。
• 集中力とエネルギーを守ることが難しくなる。物理的な近さは、絶え間ない小さな中断を生み出します。（外向的な人）の中には社交的な交流のにぎわいで活力を得る人もいますが、（内向的な人）の中には疲弊し、集中できなくなる人もいます。それが続くと、チームメイトは互いにいら立ちを感じ始め、小さな不満が本当の緊張へと変わっていきます。
• 構造と柔軟性が衝突し始める。 RTOは固定された勤務時間と共有のルーティンを再導入します。誰がいつ到着し、いつ帰り、その間に何をしているかを、全員が見られるようになります。自律性を重視する人はこうした変化に細かく管理されていると感じるかもしれません。一方で、構造を好む人は、他の人が同じリズムや基準に従わないと不満を感じることがあります。これは、チームの足並みがずれる原因になりやすいものです。 

RTO下でチームの相性を守る実践的な方法

マネージャーがチームの性格の組み合わせに注意を払い、その認識を全員にとって公平だと感じられるいくつかの共通の働き方に変えると、チームの相性は最も維持されやすくなります。まだであれば、まずチームに職場向けTypeFinder®のような性格診断を受けてもらうのがよい出発点です。これにより、集中の仕方、コミュニケーション、意思決定について、全員が共通の言葉で話せるようになります。 

こうした共通理解を土台として、オフィス勤務の復帰に伴ってチームの相性を安定させるために、次の戦略を試してみましょう。

1. 短時間の出社回帰リセットを行う

RTOのルーティンが定着する前に、短いリセットのための話し合いを設けると役立ちます。45分あれば十分です。目的は、チームが対面でどのように働きたいかを率直に話し合い、全員の期待を一致させることです。

次のような、何が変わったかを考えてもらう質問をしてみましょう。

• オフィスで過ごす時間は、非同期では同じようにうまくできない何のために使うべきでしょうか？
• 対面で最も消耗することは何でしょうか？
• 戻るにあたり、リモート文化のどの部分を守りたいでしょうか？

その話し合いから、チームとして試す小さな変更を1つ選び、それが機能しているかを確認するために再度集まる時期を決めましょう。多くのオフィスでうまく機能する変更には、邪魔されずに集中できる静かな時間帯を設けることや、会議後に誰かが決定を下した場合は、その日のうちに短い文書による更新をチームと共有することに合意することなどがあります。

2. 話すのが速い人だけを評価しない会議形式を使う

明確な結論が出ないまま会議が迷走したり、少数の声に支配されたりするのを防ぐには、形式を変えましょう。

• 中心となる課題や質問を共有し、会議前に簡潔な文書での意見提出を求めます。
• 会議はその意見から見えてきたテーマを要約することから始め、そこから議論を発展させます。
• 最初に発言する人と、決定事項を要約する人を持ち回りにします。
• 各決定に「決定責任者」を割り当てます。その役割は、判断を下し、前進させることです。
• 各項目について、責任者、決定、次のステップを記録する書記を割り当てます。
• 各トピックを明確な行動、担当者、期限で終え、議論を前に進めます。

これは、より内省的な思考をする人たちが傍観するのではなく、参加して結果に影響を与えられるようにするシンプルな方法です。 

3. 二層化した文化が形成される前に防ぐ

信頼はチームの相性の基盤であり、決定が内輪で行われているように感じられたり、仲良しグループが場を仕切っているように見えたりすると、チームは信頼を失いかねません。情報へのアクセス、可視性、そして影響力が、マネージャーに近いかどうかに依存しないようにして、これを防ぎましょう。

よい出発点は、重要な更新を共有スペースに置き、決定の背景にある理由を説明することです。計画に関する会話に招く人を持ち回りにしましょう。マネージャーは、いつも同じ人に相談しているというパターンにも注意すべきです。それが二層化した文化の始まりであることが多いからです。

また、集中して中断なく働く時間を守る必要があります。そうしなければ、人々は一日中、注目を得ようと競わざるを得なくなります。この時間帯の気軽な立ち寄りは制限し、常に対応可能でなくても働くことを当たり前にしましょう。

4. 信頼を再構築する共通体験をつくる

出社回帰によって緊張が生じたなら、その解毒剤の一つは共通体験です。無理に楽しませることではなく、人々が再び互いを評価できるようにする意図的な時間です。たとえば、次のような方法があります。

• 明確な目的を持つ月1回の対面チーム時間。戦略立案、問題解決、振り返りなど、成果を1つ選んで守りましょう。そうすることで時間に明確な目的が生まれ、チームは対面で集まることからより多くを得られます。
• コーヒーと1つの質問のペアリング。毎週15分、2人を組ませて、1つの問いに一緒に答えてもらいます。組み合わせをローテーションして新鮮さを保ち、チーム全体で互いを知る機会をつくりましょう。効果的な問いの例： 
  • オフィス勤務で最も消耗することは何ですか？
  • ここで最高の仕事をするうえで、何が役立ちますか？
  • 会議をより効果的にする変更を1つ挙げるとしたら何ですか？
• 5分間の感謝の時間。他の人がしてくれたことのうち、自分が気づいた貢献を1つずつ挙げます。これにより、人々が何に注目するかが変わり、誰もが認められていると感じやすくなります。 
• 復帰後最初の1か月を終えた後の「成果と摩擦」の振り返り。一緒にいるようになって何がよりうまく機能しているか、何が妨げになっているかを尋ねましょう。回答を合意事項に変え、次の4週間で試すことができます。 

オフィスでのルーティンが定着した後に、チームのエネルギーを再び高めるための、より体系的な方法を知りたい場合は、高パフォーマンスチームを維持するためのこのガイドに、活用できる実践的な形式がいくつか掲載されています。 

すべてをまとめる

出社回帰によって、チームはオフィス特有の慣習に戻ることがあります。たとえば、会議で誰の意見が聞かれるのか、決定がどのようになされるのか、オフィス環境がどの働き方を評価するのかといったことです。ルールを公平かつ明示的にすれば、こうした古いパターンがいつの間にか再び支配することを防げます。

まずは会議から始めましょう。議論の前に意見を集めることで、部屋で最も声の大きい人ではなく、内省的な思考をする人が議題づくりに関われます。会議を終える前に担当者と次のステップを書き留め、決定が確実に実行されるようにしましょう。決定をどこに記録し、どのように共有するかの基準を設けて、脇での会話による決定を減らしましょう。 

次に、集中して働く時間を守ります。中断が許容されるタイミングについて合意し、少なくとも1つの保護された作業時間帯を設けましょう。そうすれば、オフィス勤務の日が絶えず動き回るだけでなく、成果を生むものになります。異なる考え方や働き方のための余地を設け、それらをすべて平等に、同じように尊重に値するものとして扱うとき、良い相性が育まれます。

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